Numérisation et archivage de documents à Bastia
Numérisation et scannerisation de documents, gestion électronique des documents (GED), archivage informatique et matérialisé.
GED et archives papier
Les cartons d'archives s'accumulent plus vite qu'on ne les range, et le jour où un document est réclamé, il faut des heures pour le retrouver. Numériser, c'est d'abord pouvoir chercher : un contrat, une facture ancienne ou un dossier client se retrouvent en quelques secondes quand ils ont été scannés, nommés et classés selon une logique claire.
L'archivage informatique et matérialisé fait partie de la gestion administrative proposée par Artiz'Assist, et la numérisation en gestion électronique des documents figure dans la liste de prestations écrite par Corinne Poulain. Elle intervient pour les entreprises de Bastia, de Furiani, de Biguglia et de Borgo.
Scanner les documents papier
La scannerisation transforme les dossiers papier en fichiers exploitables. Chaque document est numérisé, vérifié pour sa lisibilité puis nommé selon une règle fixée avec vous, de sorte que le fichier se reconnaisse sans avoir à l'ouvrir.
- Scannerisation des dossiers
- Contrôle de lisibilité
- Nommage selon une règle commune
Classer en gestion électronique des documents
La gestion électronique des documents, ou GED, organise les fichiers numérisés dans une arborescence et selon des catégories partagées : clients, fournisseurs, contrats, factures, personnel. L'objectif est simple : que chacun dans l'entreprise retrouve le même document au même endroit.
- Arborescence par catégorie
- Classement des fichiers numérisés
- Reprise des dossiers informatiques existants
L'archivage matérialisé
Tout ne se dématérialise pas, et certains originaux se conservent sur papier. L'archivage matérialisé consiste alors à trier, regrouper et étiqueter les boîtes d'archives, puis à tenir un inventaire qui indique où se trouve chaque dossier.
- Tri des archives papier
- Étiquetage des boîtes
- Inventaire de l'archive
Déroulement
Comment ça se passe
Les étapes d’une mission de numérisation et archivage, du premier appel au suivi.
- 1
Le volume à traiter
Vous indiquez ce qui est à numériser ou à ranger : quelques classeurs ou plusieurs années d'archives.
- 2
Le plan de classement
Les catégories et la règle de nommage des fichiers sont fixées avec vous avant de commencer.
- 3
Numérisation et rangement
Les documents sont scannés, nommés et classés, et les originaux conservés sont rangés et étiquetés.
- 4
La remise
Vous recevez l'arborescence organisée et l'inventaire de l'archive papier, prêts à l'usage quotidien.
FAQ
Questions fréquentes : numérisation et archivage
Qu’est-ce que la GED et à quoi sert-elle dans une petite entreprise ?
Que recouvre l’archivage informatique et matérialisé ?
Les archives doivent-elles quitter l’entreprise pour être numérisées ?
Comment retrouver un document une fois les archives numérisées ?
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Votre besoin en numérisation et archivage à Bastia
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Lun. au ven., 9 h à 18 h · Bastia et le sud de Bastia